Política de privacidad de datos personales
1. Base legal y ámbito de aplicación
La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales.
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.
2. Definiciones
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Datos sensibles: se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Persona encargada del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. - Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida a la persona Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
3. Autorización de la política de tratamiento
Para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de Fundación Capital FundaK en los términos y condiciones recogidos en la misma.
- No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. - Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el registro civil de las personas.
- Responsable del tratamiento
La responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es Fundación Capital FundaK, cuyos datos de contacto son los siguientes:
- Correo electrónico: legal@fundacioncapital.org
- Teléfono oficina administrativa: +57 1 3847500 Ext 1179, Bogotá, Colombia.
4. Datos e información recolectada
Fundación Capital FundaK recolecta información personal de sus clientes, personas usuarias y proveedoras. Dependiendo del contexto, dicha información puede incluir: Nombres de usuario y detalles de contacto como dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección de vivienda, ID de usuario y contraseñas; y otra información que el titular de datos personales proporciona a Fundación Capital FundaK en relación con la prestación de sus servicios.
En relación con la provisión de algunos servicios específicos que pueden involucrar soluciones digitales, Fundación Capital FundaK podrá recopilar información del software o sistemas usados por la Fundación Capital FundaK que alojan los Servicios prestados por la Fundación en adelante los “Servicios” o el “Servicio”, y de los sistemas, aplicaciones y dispositivos del cliente/usuario que se utilizan para acceder a los Servicios. Dicha información se utiliza para facilitar la entrega de los Servicios a sus clientes/usuarios, incluida la administración y el monitoreo de la infraestructura, y proporcionar soporte. También se utiliza para fines analíticos y de mejora del producto como se detalla más adelante en el apartado “Tratamiento y finalidades de las bases de datos” de esta política. Los datos recopilados son generalmente información técnica, con información de identificación individual limitada, como la dirección de correo electrónico, la dirección IP / MAC del dispositivo del usuario y los identificadores (incluidas las cookies). Dependiendo del Servicio, la información puede incluir los siguientes tipos de datos:
- Datos de configuración: datos técnicos sobre cómo una organización de clientes/usuarios ha configurado los Servicios de la Fundación y la información relacionada con el entorno. Los ejemplos incluyen información del entorno del Servicio, configuraciones del Servicio, aplicaciones de terceros y sistemas de terceros utilizados en conexión con los Servicios.
- Datos de uso de funciones: los datos de uso de funciones se relacionan con la forma en que el cliente/usuario utiliza los Servicios. Los ejemplos incluyen detalles sobre las características del Servicio que utiliza un cliente y las métricas de la actividad de la interfaz de usuario.
- Datos de rendimiento: los datos de rendimiento se relacionan con el rendimiento de los Servicios. Los ejemplos incluyen métricas del rendimiento y la escala de los Servicios, tiempos de respuesta para las interfaces de usuario, entre otros.
- Registros de servicio: los servicios generan automáticamente registros de servicio. Por lo general, estos registros registran los eventos del sistema y el estado durante la operación de los Servicios en forma semiestructurada o no estructurada.
- Datos de soporte: Los datos de soporte se relacionan con la información que un cliente ha proporcionado a Fundación Capital FundaK o que se procesa de otra manera en relación con las instalaciones de soporte, como chat, llamadas de soporte (incluidas las grabaciones de esas llamadas) y tiques de soporte de servicio.
- Autenticación e información de acceso: información que proporciona acceso a los Servicios, como nombre de usuario y contraseñas.
- Información de diagnóstico: La información de diagnóstico puede estar contenida en archivos de registro, archivos de eventos y otros archivos de rastreo y diagnóstico.
Fundación Capital siempre busca recopilar la cantidad mínima de información personal necesaria para cumplir con cada Servicio y las finalidades descritas en esta política.
5. Tratamiento y finalidades de las bases de datos
Fundación Capital FundaK en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la legislación pertinente.
La siguiente tabla (Tabla I) presenta las distintas bases de datos que manejan la organización y las finalidades asignadas a cada una de ellas.
Tabla I. Bases de datos y finalidades
Base de datos | Finalidad |
|---|---|
Base de proveedores | • Hacer seguimiento a los proveedores para los efectos contractuales, administrativos, financieros, contables. • Contactarlos en caso de necesitar servicios a futuro. • Ofrecer los productos y servicios de la fundación. • Promocionar los servicios y productos de la fundación, así como de sus aliados. • Para cumplir con las obligaciones legales: Fundación Capital Fundak puede usar los datos para cumplir con las leyes y regulaciones aplicables, para operar su misión, incluso para cumplir con los informes legales, la divulgación u otras solicitudes de procesos legales, finanzas y fines de contabilidad, archivo y seguros, asesoría legal y comercial y en el contexto de la resolución de disputas. • Para otros fines comerciales legítimos: Fundación Capital FundaK puede usar los Datos de uso cuando sea necesario para otros fines legítimos. |
Base de Recursos Humanos (Roster) | • Contactarlos para ofrecer vacantes nuevas de la fundación y sus organizaciones aliadas, controladas o controlantes. • Contactarlos para ofrecer y/o promocionar los servicios y productos de la Fundación, así como de sus aliados. • Administrar y gestionar el recurso humano de la Fundación y las personas interesadas en hacer parte del equipo de trabajo de la organización. • Para cumplir con las obligaciones legales: Fundación Capital Fundak puede usar los datos para cumplir con las leyes y regulaciones aplicables, para operar su misión, incluso para cumplir con los informes legales, la divulgación u otras solicitudes de procesos legales, finanzas y fines de contabilidad, archivo y seguros, asesoría legal y comercial y en el contexto de la resolución de disputas. • Para otros fines comerciales legítimos: Fundación Capital FundaK puede usar los Datos de uso cuando sea necesario para otros fines legítimos. |
Bases de datos beneficiarios/ clientes/ usuarios, relacionados con los proyectos y servicios que ofrece la fundación | • Constatar la información brindada al momento de la donación y/o participación, colaboración en el proyecto. • Contactar a las personas para brindarles información sobre los proyectos de la Fundación y el desarrollo de su objeto social y mejorar la oferta de Servicios. • Usar, publicar, imprimir, compartir, modificar las imágenes, videos y testimonios para el desarrollo del proyecto y promoción y publicación de los proyectos de la fundación y sus aliados. • Cumplir con los fines de cada proyecto en específico. • Llevar el control de los beneficiarios de todos los proyectos para fines estadísticos, estratégicos, comerciales y/o sociales de la organización. • Para hacer recomendaciones a los clientes/usuarios: la fundación puede usar los datos para proporcionar recomendaciones a sus clientes y usuarios con respecto a su uso de los Servicios. • Para mejorar los Servicios: la Fundación puede usar los datos para mejorar los Servicios que se ofrecen. Por ejemplo, utilizamos los datos para: (I) ayudarnos a priorizar futuros productos y características de servicio para nuestros clientes; (II) analizar el uso que nuestros clientes hacen de los Servicios y características en nuestra base de clientes; (III) mejorar nuestra resolución de solicitudes de soporte; (IV) priorizar el orden en el que se deben probar ciertas configuraciones o características del producto o servicio; (V) mejorar el producto o servicio basado en patrones de uso en diferentes modelos de entrega; (VI) mejorar el pronóstico de capacidad para los Servicios relevantes; (VII) realizar pruebas de las características del producto o servicio; y (VIII) tomar decisiones sobre precios y empaques. • Para proporcionarnos información sobre los clientes: Fundación Capital FundaK podrá utilizar los Datos de uso para obtener información sobre nuestros clientes y su uso de los Servicios, como (I) para crear perfiles de clientes enriquecidos y analizar las interacciones de los clientes con la Fundación para proporcionar una mejor participación del cliente; (II) crear modelos analíticos avanzados y producir informes y paneles de inteligencia empresarial agregados; (V) para comparar o evaluar nuestros Servicios entre clientes e industrias específicas. • Para proporcionar soporte al cliente. Para respaldar el marketing y las ventas de los Servicios. • Para otros fines comerciales legítimos: Fundación Capital FundaK puede usar los Datos de uso cuando sea necesario para otros fines legítimos, como proteger la información confidencial. • Para facilitar la entrega de los Servicios. • Para llevar a cabo la administración de la cuenta y actividades similares relacionadas con los Servicios: Esto puede incluir la administración de descargas de productos, actualizaciones y arreglos, y el envío de otras comunicaciones administrativas o relacionadas con la cuenta, incluidas las notas de la versión. • Para proporcionar soporte, solucionar problemas y resolver la solicitud de soporte. • Para mantener la seguridad de nuestra infraestructura y Servicios. • Para control de calidad y capacitación. • Para cumplir con las obligaciones legales: La Fundación puede usar los datos para cumplir con las leyes y regulaciones aplicables, para operar su misión, incluso para cumplir con los informes legales, la divulgación u otras solicitudes de procesos legales, finanzas y fines de contabilidad, archivo y seguros, asesoría legal y comercial y en el contexto de la resolución de disputas. |
6. Datos de navegación en la página web de la fundación
El sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento de la página web de la Fundación Capital FundaK, recogen algunos datos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso los protocolos de comunicación de internet.
Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través de su asociación con datos de terceros, aunque no se obtenga para ese fin. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del equipo utilizado por el usuario para acceder a la página web, la dirección URL, la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario.
Estos datos de utilizan con la finalidad exclusiva de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página web o controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados.
7. Cookies o web bugs
Fundación Capital FundaK puede utilizar cookies y otras tecnologías de seguimiento, como cookies, etiquetas de píxeles, widgets, URL integradas, protocolos de comunicación electrónica, botones y otras herramientas, en cumplimiento de los fines descritos en esta política. Los tipos de tecnología utilizados por la fundación pueden cambiar con el tiempo a medida que la tecnología evoluciona. Algunas de estas tecnologías son esenciales para la prestación de los Servicios, como el acceso a la cuenta / autenticación; otros ayudan con el rendimiento y la funcionalidad de los Servicios.
En nuestra página web, el uso de cookies de sesión, únicamente se limitan a recoger información técnica para identificar la sesión con la finalidad de facilitar el acceso seguro y eficiente de la página web. Si no desea permitir el uso de cookies en la página web de la Fundación Capital, puede rechazarlas o eliminar las ya existentes configurando su navegador, e inhabilitando el código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.
8. Derechos de los Titulares
Los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.
- Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro y para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Los derechos del Titular son los siguientes:
- Derecho de acceso o consulta: se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.
- Derechos de quejas y reclamos. la Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
- Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen rectifique o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
- Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.
- Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
- Derecho a presentar quejas por infracciones ante las entidades de control y vigilancia: el Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
9. Atención a los Titulares de datos
El canal para atender peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos es:
- Correo electrónico: legal@fundacioncapital.org
- Teléfono oficina administrativa: +57 1 3847500 Ext 1179, Bogotá, Colombia.
10. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular
10.1 Derecho de acceso o consulta
El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:
- Al menos una vez cada mes.
- Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Fundación Capital FundaK, solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar ante la entidad de vigilancia y control pertinente, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a Fundación Capital FundaK, enviado, mediante correo electrónico a legal@fundacioncapital.org, indicando en el asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, la solicitud deberá contener los siguientes datos:
- Nombre y apellidos del Titular.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
- Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
- Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
- Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:
- Visualización en pantalla.
- Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
- Correo electrónico u otro medio electrónico.
- Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por Fundación Capital FundaK.
Una vez recibida la solicitud, Fundación Capital FundaK, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará a la persona interesada, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la entidad de vigilancia y control que corresponda.
10.2. Derechos de quejas y reclamos
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a la Fundación Capital FundaK, mediante el correo electrónico legal@fundacioncapital.org, indicando en el asunto “Ejercicio de las quejas y/o reclamos”, la solicitud deberá contener los siguientes datos:
- Nombre y apellidos del Titular.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
- Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.
- Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
- Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
La Fundación Capital FundaK, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. Medidas de seguridad
La Fundación Capital FundaK ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, la Fundación Capital FundaK, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
A continuación, se exponen las medidas de seguridad implantadas por la Fundación Capital FundaK, que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (Tablas II, III, IV y V).
Tabla II. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)
Auditoria
1. Auditoría ordinaria (interna o externa) cada año.
2. eventuales Auditorías extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información.
3. Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones.
4. Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento.
5. Conservación del Informe a disposición de la autoridad.
Gestión de documentos
1. Medidas tales como, destructora de papel que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos.
2. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos.
3. Autorización del responsable para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico.
4. Sistema de etiquetado o identificación del tipo de información.
5. Inventario de los soportes en los que se almacenan bases de datos.
Control de acceso
1. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones, de acuerdo con el rol que desempeña.
2. Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados.
3. Autorización escrita del titular de la información para la entrega de sus datos a terceras personas, para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados.
4. Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado.
Incidencias
1. Registro de incidencias: tipo de incidencia, momento en que se ha producido, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidas correctoras.
2. Procedimiento de notificación y gestión de incidencias.
Personal
1. Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos
2. Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento.
3. Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de estas.
Manual de seguridad
1. Elaboración e implementación del Manual de obligatorio cumplimiento para el personal.
2. Contenido mínimo: ámbito de aplicación, medidas y procedimientos de seguridad, funciones y obligaciones del personal, descripción de las bases de datos, procedimiento ante incidencias, procedimiento de copias y recuperación de datos, medidas de seguridad para el transporte, destrucción y reutilización de documentos, identificación de los encargados del tratamiento.
Tabla III. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) según el tipo de bases de datos
Base de datos no automatizadas
Archivo
1. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta y ejercicio de los derechos de los Titulares.
Almacenamiento documentos
1. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas.
Custodia de documentos
1. Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de estos.
Bases de datos automatizadas
Identificación y autentiación
1. Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su autorización.
2. Mecanismos de identificación y autenticación; Contraseñas: asignación, caducidad y almacenamiento cifrado.
Telecomunicaciones
1. Acceso a datos mediante redes seguras.
Tabla IV. Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos
Base de datos automatizadas y no automatizadas
Auditoria
1. Auditoría ordinaria (interna o externa) cada año.
2. eventuales Auditorías extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información.
3. Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones
4. Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento.
5. Conservación del Informe a disposición de la autoridad.
Responsable
1. Designación de uno o varios responsables de seguridad.
2. Designación de uno o varios encargados del control y la coordinación de las medidas del Manual Interno de Seguridad.
3. Prohibición de delegación de la responsabilidad del responsable del tratamiento en el responsable de seguridad.
Manual de seguridad
1. Controles al menos una vez al año de cumplimiento, consistente en la auditoria anual, así como la capacitación al personal por lo menos una vez al año.
Bases de datos automatizadas
Gestión de doc.
1. Registro de entrada y salida de documentos y soportes: fecha, emisor y receptor, número, tipo de información, forma de envío, responsable de la recepción o entrega.
Control de acceso
1. Control de acceso al lugar o lugares donde se ubican los sistemas de información.
Identificación
1. Mecanismo que limite el número de intentos reiterados de acceso no autorizados.
Incidencias
1. Registro de los procedimientos de recuperación de los datos, persona que los ejecuta, datos restaurados y datos grabados manualmente.
2. Autorización del responsable del tratamiento para la ejecución de los procedimientos de recuperación.
Tabla V. Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos
Base de datos no automatizadas
Control de acceso
1. Acceso solo para personal autorizado.
2. Mecanismo de identificación de acceso.
3. Registro de accesos de usuarios no autorizados.
Almacenamiento
1. Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de acceso protegidas con llaves u otras medidas.
Copia o reproducción
1. Solo por usuarios autorizados.
2. Destrucción que impida el acceso o recuperación de los datos.
Transaldo de docs.
1. Medidas que impidan el acceso o manipulación de documentos.
Bases de datos automatizadas
Gestión de docs.
1. Sistema de etiquetado confidencial.
2. Cifrado de datos.
3. Cifrado de dispositivos portátiles cuando salgan fuera.
Control de acceso
1. Registro de accesos: usuario, hora, base de datos a la que accede, tipo de acceso, registro al que accede.
2. Control del registro de accesos por el responsable de seguridad. Informe mensual.
3. Conservación de los datos: por el periodo que las leyes impongan.
Telecomunicaciones
1. Transmisión de datos mediante redes electrónicas cifradas.
12. Transferencia de datos a terceros países
Se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
- Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
- Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
- Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
- Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
- Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
- Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.
13. Vigencia
Las bases de datos responsabilidad de la Fundación Capital FundaK, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, la Fundación Capital FundaK, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.
El presente manual permanece vigente desde el 10 de agosto de 2018.
